AI · 2 min läsning ·
Microsoft 365 Copilot: en checklista före införandet
Copilot ser allt som användaren har behörighet till. Därför lönar det sig att städa bort för breda delningar och gamla behörigheter före införandet. Så här förbereder du dig.
Microsoft 365 Copilot svarar på frågor och skriver utkast utifrån företagets egna filer, e-post och Teams-samtal. Den är användbar just för att den hittar information snabbt. Samma egenskap gör den till en risk om behörigheterna inte är i ordning.
Copilot kringgår inte behörigheter, men lyfter fram dem
Copilot visar användaren bara det som hen redan har behörighet till. I många företag finns det ändå fler behörigheter än någon vet om: mappar som delats med hela företaget, delningar till ”alla som har länken” och gamla grupper. Förr måste man veta var man skulle leta. Av Copilot räcker det att fråga: ”Vad vet du om lönerna?”
Checklista
- Delningar och länkar: leta upp filer och mappar som delats med hela företaget eller med vem som helst via länk, särskilt löner, HR, avtal och kunduppgifter.
- Behörigheter: gå igenom medlemmarna i SharePoint-webbplatser och Teams-grupper och ta bort behörigheter som uppgiften inte kräver.
- Klassificering: ta i bruk känslighetsetiketter så att känslig information känns igen och skyddas.
- Gammal information: radera eller arkivera information vars lagringstid har gått ut. Ju mindre onödig information, desto mindre risk för läckor.
- Pilot med en liten grupp: börja med några användare och fråga Copilot avsiktligt om känsliga saker. Du ser genast vad den hittar.
- Spelregler: uppdatera policyn för användning av AI: vad Copilot används till, hur resultaten kontrolleras och hur fel anmäls.
- AI-kunnighet: utbilda användarna. EU:s AI-förordning kräver det av företag som använder AI.
Och dataskyddet?
Copilot behandlar personuppgifter, så behandlingen ska dokumenteras och bedömas. Se till att Copilot används med arbetskonton, så att den omfattas av dataskyddsvillkoren i företagets Microsoft-avtal. Överväg en konsekvensbedömning avseende dataskydd om Copilot används till exempel inom personaladministrationen, och för in Copilot i AI-registret.
Foregon hjälper
Vi går igenom beredskapen för Microsoft 365 Copilot: delningar, behörigheter, klassificering och inställningar, och ni får en tydlig lista över åtgärder. Säkerhetsmappens AI-register håller Copilot och andra AI-tjänster under kontroll även i fortsättningen.